第一章 总则
第一条 为了加强学校档案管理工作，提高学校的档案管理水平，充分发挥档案工作在学校建设中的作用，根据《中华人民共和国档案法》与《档案法实施办法》和教育部《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》（以下简称《规范》），结合学校实际情况，制定本办法。
第二条 学校档案是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成对学校和社会有保存利用价值的各种文字、图表、声像、光盘等不同形式的历史记录。
第三条 档案工作是办好学校重要基础工作之一，是评估教学质量、科研水平、考核师生员工、衡量学校管理水平、维护学校权益以及编写校史等的重要依据。档案工作应纳入学校总体发展规划和年度计划，纳入学校管理制度和各级人员的职责范围，加强对档案工作的领导与管理。做到四同步（布置、检查、总结、验收工作时，同时布置、检查、总结、验收档案工作）。
第二章 管理体制与机构职责
第四条 学校档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
第五条 学校档案工作由一位副校长分管。档案馆为副处级建制。档案馆既是学校档案工作职能管理部门，又是永久保存学校重要档案并提供利用的基地。档案馆负责全校档案业务管理和各类档案的收集、整理、鉴定、保管、利用及编研等工作。学校各部门必须有一名负责人分管该部门的档案工作，并视情况配备一至二名专（兼）职人员，负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第六条 分管档案工作的学校领导职责
一、加强对学校档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划中，并列入学校议事日程，定期加以研究。
二、宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规，审查学校档案工作规划、计划、总结。
三、审定学校档案管理办法和重要的规章制度。
四、研究决定档案工作的重大事宜。
五、关心档案馆的建设与发展。从人员、经费、库房、设备等各方面给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学校的各项工作协调发展。
第七条 学校档案馆的职责
一、贯彻执行国家关于档案工作的法律、法令、政策及规定，制定全校档案工作发展规划，并对各单位档案工作进行监督、指导和检查。
二、制定和组织实施学校档案工作的规章制度，履行依法治档职责。
三、负责收集（包括征集）、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计全校的各类档案及有关资料。
四、开展档案的宣传、咨询活动，做好档案的开放和利用工作，主动为学校各项工作服务，为师生员工和社会服务。
五、开展档案编研工作和信息开发交流工作，发挥档案的信息源作用。
六、开展档案理论的研究，组织参加有关交流活动。
七、组织全校专、兼职档案人员的业务培训，负责指导各部门兼职档案人员的工作。
八、做好防火、防盗、防虫等“九防”工作，确保档案安全。
九、办理学校领导交办的其他任务。
第八条各部门分管档案工作的负责人职责
一、学习、宣传、贯彻执行《中华人民共和国档案法》，组织本部门档案人员贯彻执行学校关于档案工作的各项规定及规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程，每学期至少研究一次档案工作。
二、加强与学校档案馆的联系，共同做好对兼职档案人员的业务指导、监督和检查工作，提高归档案卷质量，保证按时归档。
三、 支持部门兼职档案人员开展工作，帮助他们解决实际困难。
第九条 部门兼职档案人员主要职责
一、认真学习国家档案工作法律、法规和学校档案工作规章制度。
二、根据学校档案馆制定的档案管理各项规定，做好部门立卷工作。
三、负责部门文件材料的形成、积累、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统，并按规定时间向学校档案馆办理档案移交手续。
四、积极参加档案业务学习，不断提高档案工作水平。
五、主动接受学校档案馆的业务指导和督促、检查；注意文件材料的安全和保密工作。
第三章 档案工作人员、经费、库房、设备
第十条 学校档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，严守机密，勇于创新，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。
第十一条 学校档案工作人员列入学校事业编制，其编制人数由学校根据本校办学规模和馆藏档案数量等实际情况确定；学校专职档案工作人员属档案专业技术人员，按国家的有关规定实行专业技术职务聘任。
第十二条 档案工作所需经费由学校单独立项，列入学校年度经费预算。
第十三条 学校根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要，努力按照《档案馆建筑设计规范》和《档案技术保护规范》的要求，为档案馆提供专用的符合档案管理要求的档案库房。库房应有防霉、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防高温、防强光、防有害气体和有害生物的保护措施，存放声像等特殊载体档案，应设有专门库房，并配置恒温、恒湿设施。
第十四条 根据工作需要，学校应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备，使档案管理现代化同学校管理现代化同步发展。
第四章 文件材料的归档、移交和接收工作
第十五条 学校建立、健全文件材料的立卷归档制度。整理归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各类文件材料由形成部门按《规范》的立卷归档办法进行整理，并定期向档案馆移交。各单位不得以任何借口不交或将档案资料据为己有。
第十六条 学校档案分为党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、校产、出版、外事、财会、声像、人事、学生档案等十四大类，各类文件材料的归档范围和保管期限按《规范》要求归档和整理，凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。
第十七条 学校实行文件材料形成部门归档和课题组立卷制度。各部门归档的文件材料由文件材料形成者配合部门兼职档案员按照《规范》的要求，整理组卷，编写页号，填写卷内目录及备考表，拟写案卷题名，按时向档案馆移交。档案馆负责各部门立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。
第十八条 学校档案馆工作人员是基建工程验收小组成员，会同学校基建处负责档案的验收工作，基建项目在验收前，档案部门应对准备归档的基建档案进行预验收，并和基建处共同出具验收证明。学校基建处对于基建档案负责归档，施工方未完成归档的不予工程决算，不支付尾款。
第十九条 学校对科研成果鉴定前，档案馆要提出归档的要求，对于结题的科研成果，科研处的兼职档案员负责收齐并上交档案馆。
第二十条 档案归档时间：学校党政管理部门和能按年度归档的文件材料在次年六月底以前归档；教学部门和能按教学年度归档的文件材料应在次年寒假前归档；科研、基建等部门的档案应在项目完成通过鉴定、验收后三个月内归档；财会档案在会计年度结束后，可暂由财务处保管二年，期满的次年六月底前归档。
第二十一条 凡由学校与其他单位分工协作完成的项目，由本校主办的，本校应保存一整套档案；属协作的，除保存与自己承担任务有关的档案正本外，应将复制件送交主办单位保存。
第二十二条 对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理，对个人向档案馆捐赠档案的，学校视情况予以适当奖励。同时，学校档案馆还要注意向外征集与本校有关的各种档案和资料。
第二十三条 接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，各执一份备查，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。
第五章 档案管理
第二十四条 学校档案馆应对库存档案按《规范》要求进行分类、编目、排列上架 。
第二十五条 学校档案馆应做好档案保护工作，建立库房管理和检查制度。对所保管的档案有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等防护设施；对于已破损的、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向领导汇报并解决；学校档案库房的标准温度尽量控制在14—240C之间，标准相对湿度应尽量控制在45—60%之间。
第二十六条 档案是学校科学管理、正确决策的重要信息资源，为充分发挥馆藏档案信息资源的作用，学校应将档案馆纳入学校自动化信息管理网络，使档案馆现代化管理同学校现代化管理同步发展。
第二十七条 学校档案馆应对档案的收进、移出、整理、利用、案卷数量、编研等情况进行统计，并按照有关规定，向重庆市档案局和上级主管部门报送档案工作基本情况统计报表。
第六章 到期档案的销毁
第二十八条 按照《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》有关规定，对已经到保管期限的档案，应由档案馆会同有关部门组织鉴定，提出确切的销毁或部分延长保管期限的书面意见，经主管领导批准后，进行销毁处理，未经鉴定和批准，任何单位和个人无权销毁任何档案。
第二十九条 档案鉴定中，发现划分不准确或保存时间有争议的档案，应本着“可长可短的长，可存可毁的留存”的原则办理。
第三十条 对鉴定后提出要销毁的档案，进行登记造册，经分管校长批准后，方可销毁。
第三十一条 经过批准需要销毁的档案，在办理有关销毁手续后，指定两人监督销毁，并及时注销已销毁的档案，监督人在销毁清单上签字。
第七章 档案开放利用
第三十二条 档案馆应按照规定向全校和社会开放档案。档案馆开放档案，应遵循下列规定。
一、凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅属开放范围的档案，并可摘录和复制。
二、凡利用馆藏档案，均应按档案馆的规定办理利用手续，填写《阅档登记簿》，对校外单位和个人应按规定收费。
三、港澳台同胞、海外华侨要求利用档案需经有关主管部门介绍。
四、馆藏档案原则不可外借出馆，特殊情况要经档案馆主任批准。根据《中华人民共和国档案法》，对借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，将对其严肃处理。
第三十三条 如需利用的档案涉及重大问题或党和国家机密，需经学校领导或相关职能部门批准，涉及未公开的技术问题需经科研主管部门负责人同意，必要时报请校领导审查批准。
第三十四条 学校档案馆管理人员应熟悉馆藏，不断开发档案信息资源，编制必要的检索工具，主动为领导和有关部门提供服务。
第八章 档案的编研和学术研究
第三十五条 学校档案馆应开展编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版。参予学校信息化建设和编史修志，搞好《重庆工商大学年鉴》的编写工作，同时配合有关部门编写参考资料。
第三十六条 学校档案馆对编纂的各种汇编材料要注意把关，保证质量，同时报有关部门或分管学校领导审查。
第三十七条 档案馆应认真组织本单位的学术理论研究，积极参加本系统、本地区的档案协会、学会的研究活动，不断提高学术水平。
第九章 考核、奖励与处罚
第三十八条 学校建立档案工作的检查、考核、验收制度，对档案工作先进单位和个人（专、兼职）给予奖励。
第三十九条 对超过本办法规定的归档时限而没有按时归档以及归档案卷不合要求的部门，报经主管校领导批准，在档案工作会上予以通报，同时在每年的年终考评中，扣本单位档案管理的分，并与本人当年年终考核挂钩。
第四十条 对因不重视档案工作，玩忽职守，造成档案损失、损坏的部门和个人，情节严重，违反《中华人民共和国档案法》及相关规定的，要按照规定上报执法机关，并给予行政处罚。
第十章 附则
第四十一条 原学校有关档案管理规定与本办法相抵触的，一律以本办法为准。
第四十二条 本办法自发布之日起执行。
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