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重庆工商大学教学档案管理实施细则

2012年11月19日 22:38 管理员 点击:[]

重庆工商大学教学档案管理实施细则

 

第一条为了加强我校教学文件档案的管理,根据国家《档案法》和《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合我校实际,特制定本细则。

第二条教学档案工作的基本原则

1、凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体等材料均属教学档案。

2、教学档案管理工作是搞好教学的重要基础之一。教学档案是记录学校教学管理水平和教育质量及文化科技水平的重要标志之一,也是学校档案管理的重点。

3、教学档案实行集中统一管理,以确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。

4、教学档案管理工作是教学管理的重要组成部分,应实行“三纳入”、“四同步”,即:必须纳入教学工作计划、教学管理制度和各级管理人员岗位责任,作为考核教学质量和管理水平的依据之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步;检查教学工作与教学文件材料形成积累情况同步;评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、教学成果与审查、验收档案材料同步;毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与本校档案室出具归档证明同步。

5、各教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作,并配备相应教学秘书,统一管理本部门、本系统的教学文件材料,并按期向学校档案部门办理移交。

6、各院(系)在教学过程中形成的,具有查考保存价值的文件材料(包括底稿),都必须由教学秘书收集齐全,分类积存,上交教务处兼职档案员处,教务处兼职档案员于6月份前移交学校档案室统一管理。

第三条教学档案归档范围的确定

1、教学档案归档范围的原则,应从实际需要出发,从学校和教育事业的延续、发展与提高出发,以国家的教育方针政策为指导,全面地分析教学档案的现实作用和历史作用及其利用的广泛性、社会性,准确地确定教学档案的保存和保管期限,以保证教学档案的完整、准确、系统。

2、凡在教学管理和德、智、体教学实践各个环节活动过程中形成的,并有保存价值的不同载体的文件材料,都应整理、立卷、归档。

3、归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课程建设、毕业生工作、学位工作、教材等方面,具体范围见附件。

4、不归档的教学方面的文件材料主要有:上级有关教学方面的普发(非专指高校)、不办的文件;未定稿重份的文件;无参考利用价值的事务性、临时性文件;校党委、行政和校内其他部门发来的文件

第四条教学文件材料的部门立卷与归档

(一)形成与积累

1、新学年开始后,各院(系)的教学秘书应自觉地做好新一年教学文件材料的收集工作,并定期进行整理。

2、教学管理部门向各院(系)发放各种统一的教学文件材料表格、学籍登记表(卡)等。

3、归档的教学文件材料必须字迹工整,格式统一,签字手续完备。

(二)整理组卷

1、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档制度。由各院(系)、各部门的教学秘书负责将积累的教学文件材料整理后上交教务处,最后由教务处的兼职档案员收集齐全,整理好后向校档案室移交。

2、根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。

(三)归档验收

1、移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整齐全,排列、书写是否符合要求、标题是否确切;凡不符合要求者,接受人应拒绝接收,并限期改正补交。

2、移交时双方填写档案移交清册。移交清册一式三份,双方各执一份,同时向交教务处交一份,便于教务处掌握全校教学档案资源。

3、教学综合管理文件材料于次年6月份底前归档。其他各类材料在完成一个培养周期(即一个年级的学生从入学到毕业)的当年寒假前一次性归档。

第五条教学档案的管理

(一)学校档案室负责教学档案的接收、分类、整理、编目和提供利用。

(二)保管期限和保密期限已满的教学档案经档案室会同教学管理部门组成鉴定小组鉴定,做出处理决定。

(三)教学档案保管期限分为永久、长期和短期。

(四)教学档案的补充和修改。

1、各院(系)和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后,向校档案室补充归档。

2、凡已归档的文件材料需要修改时,必须经所在单位主管领导批准,未经批准,不得修改任何文件材料。

第六条教学档案工作岗位责任

(一)主管教学工作校领导的职责

1、组织学习贯彻《档案法》及有关法规、政策,把教学档案工作列入学校工作计划,在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。

2、定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题。

(二)教学管理部门兼职档案员的职责

1、制订和健全有关管理制度,切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中,并监督各部门执行。

2、加强与学校档案室联系,共同做好业务指导、监督和检查工作,保证教学档案质量。

3、按照归档的时间要求,把所有教学档案整理好后,上交档案室。

(三)各部门教学秘书职责

1、做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

2、将收集、积累的文件材料整理组卷,做到组卷合理,编目清楚,标题准确,并及时将保存的教学档案向学校档案室移交。

3、做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

(四)教研室的职责

1、负责收集教研室的教学文件等,向所在部门教学秘书移交。

2、督促教师向部门教学秘书归档移交各种教学业务档案。

第七条 本细则由教务处负责解释。

第八条 本办法经2002-2003学年度第一学期第十三次校长办公会讨论通过,校长批准,从公布之日起试行。

 

 

重庆工商大学教学档案管理实施细则附件.doc(167 KB)

 

 

重庆工商大学

二○○三年一月六日

 

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